Custom Software vs SaaS: Wann lohnt sich Eigenentwicklung?

Was ist Custom Software, was ist SaaS?

Custom Software ist eine Anwendung, die speziell für Ihr Unternehmen entwickelt wird. Sie gehört Ihnen, läuft auf Ihrer Infrastruktur (oder Ihrem Cloud-Account) und wird exakt an Ihre Prozesse angepasst. Beispiele: ein internes CRM, ein Kundenportal, ein Bestell- und Logistiksystem.

SaaS (Software as a Service) ist eine fertige Lösung, die Sie monatlich oder jährlich mieten. Sie läuft auf den Servern des Anbieters, wird von ihm gewartet und in der Regel mit anderen Kunden geteilt. Beispiele: Salesforce, HubSpot, Shopify, Slack.

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Die Frage ist nicht, welcher besser ist. Die Frage ist, welcher für Ihre konkrete Situation besser passt.

Total Cost of Ownership: Der 5-Jahres-Vergleich

Die monatliche SaaS-Gebühr sieht auf den ersten Blick günstiger aus als eine Eigenentwicklung. Aber die monatliche Gebühr ist nur ein Bruchteil der Gesamtkosten. Hier ein realistischer Vergleich für ein mittelständisches Unternehmen mit 25 Nutzern.

Die Rechnung: SaaS ist in Jahr 1 fast immer günstiger. Ab Jahr 3 kippt das Verhältnis. Nach 5 Jahren ist Custom Software in den meisten Fällen die wirtschaftlichere Lösung. Nach 10 Jahren ist der Unterschied erheblich.

Dabei sind versteckte SaaS-Kosten noch nicht eingerechnet: Premium-Features, die extra kosten. API-Limits, die ein Upgrade erzwingen. Preiserhöhungen, die im Schnitt 8-12 % pro Jahr betragen (Gartner, 2024).

Wann Custom Software die bessere Wahl ist

1. Ihre Prozesse sind einzigartig

Wenn Ihr Geschäftsprozess nicht in ein Standard-Tool passt, werden Sie ihn an das Tool anpassen. Das klingt nach einem Kompromiss. In der Praxis bedeutet es: Sie verändern bewährte Abläufe, um einer Software zu gefallen. Custom Software macht das Gegenteil. Sie bildet Ihre Prozesse ab, nicht umgekehrt.

2. Datenkontrolle ist geschäftskritisch

Bei SaaS liegen Ihre Daten auf fremden Servern. In einem fremden Land. Unter fremden Datenschutzgesetzen. Für Unternehmen in regulierten Branchen (Gesundheit, Finanzen, öffentlicher Sektor) ist das oft ein Ausschlusskriterium. Custom Software gibt Ihnen die volle Kontrolle: Wo die Daten liegen, wer Zugriff hat, wie sie verschlüsselt werden.

3. Vendor Lock-in ist inakzeptabel

Der durchschnittliche Aufwand für die Migration von einem SaaS-Anbieter zu einem anderen beträgt 6-12 Monate und kostet 30-60 % der ursprünglichen Implementierung (Flexera State of the Cloud Report, 2024). Wenn Ihr SaaS-Anbieter die Preise verdoppelt, sein Produkt einstellt oder von einem Konkurrenten übernommen wird, sitzen Sie fest.

4. Skalierung ohne Lizenzkosten

SaaS-Preise skalieren linear: Doppelt so viele Nutzer, doppelt so hohe Kosten. Custom Software skaliert anders. Ob 25 oder 250 Nutzer, die Lizenzkosten bleiben bei 0 EUR. Die Infrastrukturkosten steigen, aber deutlich langsamer als SaaS-Lizenzen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen mit 50 Nutzern zahlt bei einem typischen SaaS-CRM 100 EUR pro Nutzer und Monat. Das sind 60.000 EUR pro Jahr. Bei 100 Nutzern sind es 120.000 EUR. Eine Custom-CRM-Lösung kostet nach der initialen Entwicklung nur die Serverkosten, die bei 50 bis 100 Nutzern selten über 500 EUR pro Monat liegen.

Wann SaaS die bessere Wahl ist

1. Schneller Start ist wichtiger als perfekte Passung

Sie brauchen nächste Woche ein CRM? SaaS. Eine Custom-Entwicklung dauert Wochen bis Monate. SaaS-Tools sind in Stunden oder Tagen einsatzbereit. Wenn Geschwindigkeit der entscheidende Faktor ist, gewinnt SaaS.

2. Niedriges Anfangsbudget

Ein Startup mit 5.000 EUR Gesamtbudget kann sich keine Custom-Entwicklung leisten. SaaS ermöglicht den Einstieg mit 50-200 EUR pro Monat. Die niedrige Einstiegshürde ist einer der größten Vorteile von SaaS.

3. Standard-Prozesse ohne Sonderbedarf

E-Mail-Marketing? Mailchimp reicht. Projektmanagement? Asana oder Linear. Buchhaltung? DATEV oder sevdesk. Für standardisierte Prozesse gibt es ausgereifte SaaS-Lösungen, die besser sind als das, was eine Einzelentwicklung leisten könnte. Hunderte Entwickler arbeiten an diesen Produkten. Das ist schwer zu schlagen.

4. Kein internes Tech-Team

Custom Software braucht Pflege. Updates, Sicherheitspatches, Bugfixes. Wenn Sie kein internes Entwicklerteam haben und keinen verlässlichen Entwicklungspartner, kann Wartung zum Problem werden. SaaS nimmt Ihnen diese Verantwortung ab.

5 Kriterien für Ihre Entscheidung

Beantworten Sie diese 5 Fragen, um die richtige Wahl zu treffen:

1. Wie einzigartig sind Ihre Prozesse? Standard-Prozesse = SaaS. Spezifische, wettbewerbsrelevante Prozesse = Custom.

2. Wie sensibel sind Ihre Daten? Personenbezogene Daten, Finanzdaten, Gesundheitsdaten = Custom bevorzugt. Allgemeine Geschäftsdaten = SaaS akzeptabel.

3. Wie lange planen Sie, die Software zu nutzen? Unter 3 Jahre = SaaS. Über 5 Jahre = Custom rechnet sich fast immer.

4. Wie viele Nutzer werden die Software verwenden? Unter 10 Nutzer = SaaS ist günstiger. Über 50 Nutzer = Custom wird wirtschaftlich attraktiv.

5. Wie wichtig ist Integration mit bestehenden Systemen? Wenige Standard-Integrationen = SaaS. Tiefe Integration mit Eigenentwicklungen, Legacy-Systemen oder speziellen APIs = Custom.

Der Hybrid-Ansatz

Die Realität der meisten Unternehmen ist weder rein Custom noch rein SaaS. Der wirtschaftlichste Ansatz ist oft ein Hybrid: SaaS für Standard-Aufgaben (E-Mail, Projektmanagement, Buchhaltung) und Custom Software für geschäftskritische Kernprozesse, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Ein Beispiel: Ein Logistikunternehmen nutzt Slack für Kommunikation, DATEV für Buchhaltung und eine Custom-Anwendung für Routenplanung und Auftragsmanagement. Die Custom-Anwendung bildet den einzigartigen Geschäftsprozess ab. Alles andere ist Standard.

Ein anderes Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt Shopify für den Online-Shop (SaaS, weil es ein Standardprozess ist) und ein custom-entwickeltes Lagerverwaltungssystem, das speziell auf ihre Logistikprozesse zugeschnitten ist. Die Kombination spart Kosten und liefert maximale Flexibilität dort, wo es zählt.

Die entscheidende Frage ist: Wo liegt Ihr Wettbewerbsvorteil? Alles, was zum Wettbewerbsvorteil beiträgt, sollte Custom sein. Alles andere kann SaaS sein.

Key Takeaway

SaaS ist nicht pauschal günstiger. Custom Software ist nicht pauschal besser. Die richtige Entscheidung hängt von fünf Faktoren ab: Prozess-Einzigartigkeit, Datensensibilität, Nutzungsdauer, Nutzerzahl und Integrationstiefe. Rechnen Sie die Total Cost of Ownership über 5 Jahre, nicht über 12 Monate. In den meisten Fällen wird die Antwort dann deutlich klarer. Einen ähnlichen Vergleich für Websites finden Sie in unserem Artikel Custom Code vs WordPress.

FAQ

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Custom Software?

Es gibt keine feste Grenze, aber als Richtwert: Ab 20-30 Nutzern und einem jährlichen Software-Budget von über 30.000 EUR beginnt Custom Software wirtschaftlich sinnvoll zu werden. Entscheidender als die Größe ist allerdings die Frage, ob Ihre Kernprozesse mit Standard-Software abbildbar sind. Ein 10-Personen-Unternehmen mit einem einzigartigen Geschäftsmodell profitiert stärker von Custom Software als ein 200-Personen-Unternehmen mit Standard-Prozessen.

Wie lange dauert die Entwicklung einer Custom-Lösung?

Ein MVP (Minimum Viable Product) mit Kernfunktionalität ist in 4-8 Wochen realisierbar. Eine vollständige Lösung mit allen Features dauert 2-4 Monate. Komplexe Enterprise-Anwendungen können 4-6 Monate benötigen. Der Schlüssel ist, mit einem MVP zu starten, es im Echtbetrieb zu testen und iterativ zu erweitern. So haben Sie nach 4-6 Wochen bereits eine nutzbare Lösung. Sprechen Sie mit einem Entwicklungspartner, der diesen iterativen Ansatz versteht, zum Beispiel über Custom Systems bei Webkomodo.

Was passiert, wenn mein SaaS-Anbieter den Dienst einstellt?

Das ist kein theoretisches Risiko. Google hat seit 2006 über 290 Produkte eingestellt. Atlassian hat 2024 die Server-Versionen von Jira und Confluence beendet und Kunden zur Cloud-Version gezwungen (mit Preiserhöhung). Wenn Ihr SaaS-Anbieter den Dienst einstellt, haben Sie in der Regel 6-12 Monate Vorlaufzeit. In dieser Zeit müssen Sie eine Alternative finden, Daten migrieren und Mitarbeiter umschulen. Die Kosten dafür liegen bei 30-60 % der ursprünglichen Implementierung. Bei Custom Software haben Sie dieses Risiko nicht. Der Code gehört Ihnen.